بن کارت سازمانی یا اعتبار خرید کارکنان
بن کارت سازمانی کارت یا کد خریدی با مبلغ مشخص است که سازمان برای کارکنانش می‌خرد. اعتبار خرید کارکنان مبلغی است که مستقیم در کیف پول هر فرد نزد فروشگاه طرف قرارداد شارژ میشود و با شماره موبایل خرج میشود. بن کارت برای هدیهی یک‌باره با آزادی انتخاب سادهتر است. اعتبار خرید برای طرح رفاهی دورهای که کنترل و گزارش میخواهد.
این مقاله انواع بن کارت را کنار اعتبار خرید می‌گذارد و می‌گوید هرکدام کجا انتخاب درستی است. اینکه چرا اعتبار با شرط مصرف از پرداخت نقدی رفاهی بهتر کار میکند، در راهنمای طرح رفاهی کارکنان با اعتبار سازمانی آمده است. مسیر اجرای طرح، از بستن بودجه تا تسویه، هم در شش مرحله‌ی اجرای طرح رفاهی.
بن کارت سازمانی چه انواعی دارد
وقتی واحد منابع انسانی یا رفاه می‌گوید «بن کارت»، ممکن است منظورش یکی از چند ابزار متفاوت باشد. تفاوت این ابزارها در جایی است که خرج می‌شوند و در اطلاعاتی که به سازمان برمی‌گردد.
| نوع | کجا خرج میشود | سازمان چه چیزی را می‌بیند |
|---|---|---|
| بن کاغذی یا کارت یک فروشگاه | فقط همان فروشگاه یا زنجیره | معمولاً فقط فاکتور خرید بن |
| کارت هدیهی بانکی | هر پایانه‌ی فروش | فقط مبلغ خریداری‌شده |
| بن دیجیتال چندفروشگاهی | شبکهی فروشگاه‌های ارائه‌دهنده، با شماره موبایل | بسته به ارائه‌دهنده، از هیچ تا گزارش کلی مصرف |
| اعتبار خرید در کیف پول کارمند | شعبه‌ها و کالاهایی که سازمان تعیین میکند | شارژ، مصرف، مانده و انقضای هر نفر |
سه ردیف اول هدیه‌اند: سازمان مبلغی می‌خرد و تحویل میدهد و کارش تمام است. ردیف چهارم بودجه است: مبلغ تا لحظهی مصرف زیر قاعده‌ای که سازمان نوشته می‌ماند.
تفاوت اصلی: پول کی از دست سازمان خارج میشود
در بن کارت، سازمان کل مبلغ را هنگام خرید بن می‌پردازد. از آن به بعد هر اتفاقی بیفتد، چه کارمند همه را خرج کند، چه نیمی از آن تا پایان مهلت بماند، چه کارت گم شود، هزینه‌ی سازمان همان است که بود.
در اعتبار خرید، سازمان اعتبار را در کیف پول افراد شارژ میکند و مصرف هر ریال با شعبه و زمانش ثبت میشود. تسویه با فروشگاه طبق قرارداد دو طرف و بر پایه‌ی همین گزارش انجام میشود. اعتباری که تا پایان مهلت خرج نشود منقضی میشود و تعهدش از دوش سازمان برداشته میشود.
این تفاوت سه پیامد عملی دارد:
- مانده‌ی خرج‌نشده. در بن کارت، مانده نزد دارنده یا صادرکننده می‌ماند. در اعتبار مهلت‌دار، تکلیف مانده از روز اول روشن است.
- پاسخ به مدیریت مالی. پرسش «بودجه‌ی رفاهی امسال کجا خرج شد» با فاکتور خرید بن جواب نمی‌گیرد. با گزارش تراکنش‌های اعتبار جواب می‌گیرد.
- طراحی دوره‌ی بعد. وقتی می‌دانید چند درصد اعتبار مصرف شد و در کدام شعبه‌ها، مبلغ و محل مصرف دوره‌ی بعد را بر پایه‌ی داده می‌بندید، نه حدس.
مقایسه‌ی بن کارت و اعتبار خرید کارکنان
| معیار | بن کارت | اعتبار خرید کارکنان |
|---|---|---|
| آزادی انتخاب کارمند | زیاد، به‌ویژه در کارت بانکی | در محدوده‌ای که سازمان تعیین میکند |
| کنترل سازمان بر دسته‌ی کالا | ندارد یا کم | شعبه، گروه کالا و حداقل خرید |
| زمان پرداخت سازمان | هنگام خرید بن | طبق قرارداد، بر پایه‌ی گزارش مصرف |
| مانده‌ی خرج‌نشده | تابع شرایط صادرکننده | با پایان مهلت منقضی میشود |
| گزارش مصرف | معمولاً ندارد | برای هر نفر و هر تراکنش |
| توزیع | چاپ و تحویل کارت یا ارسال کد | شارژ گروهی از فایل، بدون کارت |
| گم شدن یا فروختن | کارت دست‌به‌دست میشود | اعتبار به پرونده‌ی خود کارمند بسته است |
| دوره‌ی بعد | خرید دوباره‌ی بن | شارژ دوباره‌ی همان فهرست |
| مناسب برای | هدیهی یک‌باره‌ی مناسبتی | طرح رفاهی ماهانه یا فصلی |
ردیف اول این جدول دلیل محبوبیت بن کارت است و نباید کوچکش شمرد. کارمندی که خودش انتخاب میکند، هدیه را بیشتر به یاد می‌آورد. اعتبار خرید این آزادی را با کنترل عوض میکند. پس اگر محدوده‌ی مصرف را آن‌قدر تنگ بگیرید که کارمند چیزی برای خرید پیدا نکند، طرح دیگر مزیت به حساب نمی‌آید.
بن کارت کجا انتخاب درست است
هدیهی یک‌باره‌ی مناسبتی. برای هدیهی نوروز، روز کارگر یا یلدا که قرار نیست تکرار شود و هدفش قدردانی است، سادگی بن کارت به کنترل اعتبار می‌ارزد.
کارکنان پراکنده در چند شهر. اگر هیچ فروشگاه یا زنجیره‌ی طرف قراردادی در دسترس همه نیست، کارت بانکی یا بن چندفروشگاهی با شبکهی گسترده تنها راه رسیدن هدیه به همه است.
سازمانی که گزارش نمی‌خواهد. وقتی بودجه کوچک است و کسی نمی‌پرسد کجا خرج شد، زیرساخت گزارش هزینه‌ای اضافه است.
اعتبار خرید کجا انتخاب درست است
طرح رفاهی دورهای. سبد ماهانه یا فصلی کارکنان یک بودجه‌ی تکرارشونده است. هر دوره که با بن کارت اجرا شود، از صفر خریده و توزیع میشود. با اعتبار، همان فهرست دوباره شارژ میشود.
وقتی محل مصرف بخشی از هدف طرح است. اگر هدف دسترسی کارکنان به سبد خواروبار است، اعتبار را به همان گروه کالا محدود می‌کنید. کارت بانکی این تضمین را نمی‌دهد.
مبلغ متفاوت برای گروه‌های مختلف. کارکنان رسمی، قراردادی و پیمانکاری، یا سابقه‌های مختلف، هرکدام مبلغ خودشان را می‌گیرند. فهرست با مبلغ هر نفر یک‌جا وارد میشود.
سازمانی که فروشگاه تعاونی یا قرارداد با یک زنجیره دارد. این‌جا شبکهی پذیرنده از قبل هست و تنها چیزی که کم است، سازوکاری برای شارژ، کنترل و گزارش است.
وقتی تعهد باز باید در دفاتر دیده شود. اعتباری که شارژ شده و خرج نشده بدهی دوره است. با اعتبار، این عدد هر روز معلوم است. چارچوب خواندنش در راهنمای اعتبار و کیف پول مشتری آمده است.
برای فروشگاهی که امروز بن کاغذی به سازمان‌ها می‌فروشد
اگر زنجیره‌ی فروشگاهی شما بن کاغذی یا کارت خرید به سازمان‌ها می‌فروشد، جایگزین کردنش با اعتبار برای خودتان هم سود دارد.
بن کاغذی مشتری نمی‌سازد. کارمندی که با بن خرید میکند برای شما ناشناس می‌ماند. کارمندی که با شماره موبایلش اعتبار خرج میکند، پرونده و سابقه‌ی خرید پیدا میکند و بعد از تمام شدن اعتبار هم مشتری شما می‌ماند.
چاپ، جعل و تسویه‌ی دستی حذف می‌شوند. بن کاغذی را باید چاپ کرد، شماره زد، پای صندوق باطل کرد و آخر دوره دستی با سازمان تطبیق داد. اعتبار نه چاپ میخواهد و نه شمردن.
گزارش، قرارداد سال بعد را می‌بندد. سازمانی که در پایان دوره گزارش مصرف به تفکیک شعبه و زمان می‌گیرد، دلیلی برای رفتن سراغ فروشنده‌ی دیگر ندارد.
پیش از قرارداد این پرسش‌ها را بپرسید
چه بن کارت بخرید و چه اعتبار خرید راه بیندازید، این‌ها را پیش از امضا روشن کنید:
- مهلت مصرف چقدر است و مانده‌ی خرج‌نشده در پایان مهلت چه میشود؟
- کارمند در کدام شهرها و شعبه‌ها می‌تواند خرید کند و آن شعبه‌ها چقدر به محل زندگی کارکنان نزدیک‌اند؟
- سازمان چه گزارشی می‌گیرد: فقط مبلغ کل، یا مصرف هر نفر با زمان و محل؟
- کارمزد صدور یا شارژ چقدر است و چه کسی آن را می‌پردازد؟
- اگر شماره‌ی کارمندی اشتباه وارد شود یا کارمندی سازمان را ترک کند، اعتبار یا بن او چه میشود؟
- تسویه با فروشنده بر پایه‌ی مبلغ خریداری‌شده است یا مبلغ مصرف‌شده؟
حکم مالیاتی و حسابداری هر دو روش را هم با مشاور مالی سازمان بسنجید. این مقاله درباره‌ی آن نظری نمی‌دهد.
اشتباه‌های رایج
یکی گرفتن هدیهی مناسبتی و طرح رفاهی. هدیهی نوروز را با ابزار طرح ماهانه، یا طرح ماهانه را با بن یک‌باره‌ی هر ماه اجرا کردن، هر دو هزینه را بالا می‌برد.
شبکهی پذیرندهی دور از کارکنان. بنی که فقط در شعبههای مرکز شهر خرج میشود، برای کارکنان شهرهای اطراف بی‌ارزش است و دیر یا زود به نارضایتی میرسد.
اطلاع‌رسانی نکردن. کارمندی که نمی‌داند اعتبار دارد، تا چه تاریخی و کجا، آن را خرج نمی‌کند. پیامک هنگام شارژ و یادآوری پیش از انقضا بخشی از طرح‌اند، نه کار اضافه.
ندیدن سطرهای ناموفق در شارژ گروهی. در فهرست چند صد نفره، چند شماره‌ی اشتباه همیشه هست. اگر گزارش سطرهای ناموفق را نبینید، چند نفر بی‌سروصدا از طرح جا می‌مانند.
محدودیت بیش از حد. اعتباری که فقط روی چند کالا و در یک شعبه خرج میشود، کنترل کامل دارد و رضایت هیچ.
جمع‌بندی
بن کارت هدیه است و اعتبار خرید بودجه. بن کارت آزادی انتخاب میدهد و با خریدش از دست سازمان خارج میشود. اعتبار خرید محل و مهلت مصرف را به سازمان می‌سپارد و تا لحظهی خرج شدن در گزارش می‌ماند. برای هدیهی یک‌باره‌ی مناسبتی، بن کارت. برای طرح رفاهی دورهای که باید به مدیریت گزارش داده شود، اعتبار خرید.
نرم‌افزار باشگاه مشتریان شکلات اعتبار کارکنان را با شارژ گروهی از اکسل، شعبه و گروه کالای مجاز، مهلت مصرف، هشدار اعتبار رو به انقضا و گزارش تراکنش برای تطبیق مالی اجرا میکند. جزئیات را در راهکار مدیریت رفاهی و اعتباری کارکنان ببینید.
سؤالات پرتکرار
بن کارت سازمانی چیست؟
بن کارت سازمانی کارت یا کد خریدی با مبلغ مشخص است که سازمان برای کارکنانش می‌خرد تا در فروشگاه یا شبکه‌ای از فروشگاه‌ها خرج کنند. ممکن است بن کاغذی یک فروشگاه باشد، کارت هدیهی بانکی، یا بن دیجیتالی که با شماره موبایل در شبکهی یک ارائه‌دهنده خرج میشود.
تفاوت بن کارت با اعتبار خرید کارکنان چیست؟
بن کارت با خریدش از دست سازمان خارج میشود و سازمان معمولاً نمیبیند کجا و برای چه خرج شده. اعتبار خرید در کیف پول هر کارمند نزد فروشگاه طرف قرارداد شارژ میشود، شرط و مهلت مصرفش را سازمان تعیین میکند و تا لحظهی خرج شدن در گزارش دیده میشود.
مانده‌ی خرج‌نشده‌ی بن کارت چه میشود؟
به شرایط صادرکننده بستگی دارد و پیش از خرید باید پرسید. در بیشتر بن‌ها مبلغ پیش‌تر پرداخت شده و مانده نزد دارنده یا صادرکننده می‌ماند. در اعتبار مهلت‌دار، اعتبار خرج‌نشده در پایان مهلت منقضی میشود و تعهد آن از دوش سازمان برداشته میشود.
برای هدیهی نوروز کارکنان بن کارت بهتر است یا اعتبار خرید؟
برای هدیهی یکبارهای که آزادی انتخاب در آن مهمتر از کنترل است و کارکنان در شهرهای مختلفاند، بن کارت با شبکهی پذیرندهی گسترده سادهتر است. اگر هدیهی نوروز بخشی از یک طرح رفاهی دورهای است و سازمان گزارش مصرف میخواهد، اعتبار خرید بهتر جواب میدهد.
آیا میشود اعتبار کارکنان را به فروشگاه یا کالای خاصی محدود کرد؟
بله. برای هر اعتبار میشود شعبههای مجاز، گروه کالای مجاز، حداقل مبلغ خرید و مهلت استفاده را تعیین کرد. این کنترل همان چیزی است که در بیشتر بن کارتها نیست.
کارمند موجودی اعتبارش را از کجا میفهمد؟
از پورتال مشتریان، که موجودی و تاریخچهی مصرف را نشان میدهد، و اگر اعلان را روشن کرده باشید، با پیامکی که پس از هر شارژ میرسد. پای صندوق هم کافی است شماره موبایلش را بگوید؛ کارتی لازم نیست که گم شود یا همراه نباشد.
